Rend az íróasztalon

Alakítsunk ki zónákat

A munkaállomás kialakításának az első lépése a szerepek tisztázása. A legtöbb esetben a számítógép mellett töltött idő adja a munka legnagyobb részét. Ám ilyenkor is vannak olyan tevékenységek, melyeket laptop, computer nélkül végzünk. Erre külön zónát alakítsunk ki. Az asztal egyik felén rendezkedjünk tehát be a kényelmes számítógépes munkára, de a másik felén tartsunk üres helyet a többi feladat elvégzéséhez. Iratok kezeléséhez, kézzel íráshoz. Ezen a szakaszon érdemes tartani az irodaszereket. Ceruzatartót, tűzőgépet, irattárolókat. Minden a munkánkhoz kapcsolódó tevékenységnek biztosítsunk kellő helyet.

Gyerekek íróasztala esetében is érdemes elgondolkodnunk a zónás kialakításon. Ha az íróasztalán tartja a számítógépet is, akkor mindenképpen. A gyerekek esetében nagyon fontos, hogy elválasszuk ezeket a területeket, legyen kényelmes helye a házifeladat írásnak, a tanulásnak. Ha megtehetjük, külön asztalon legyen a számítógépe. Esetleg a laptop csak akkor kerülhessen elő, amikor használatban van, és az asztal legyen a tanulás birodalma. Valamint az alkotásé. Ugyanis gyerekek esetében amíg az egyik oldalon az iskolai munka, a tanulás eszközei lehetnek, addig az asztal másik felén a rajzolás, festés, hajtogatás, vagy más kreatív hobby tárgyainak kialakított zónát hozhatunk létre. Hiszen az íróasztalt nem csak tanulásra használja. A szerepek azonban legyenek jól elkülönítve. Segítve a koncentrációt, és azt üzenve a kicsinek, hogy mindig az aktuális tevékenységben merüljön el teljesen.

Szabjuk testre az íróasztalt

Annak függvényében alakítsuk ki az íróasztalunkat, hogy milyen munkát végzünk, milyen eszközöket használunk. Íróasztalunk igazodjon szokásainkhoz. A leggyakrabban használt eszközök legyenek a legelérhetőbb helyen, essenek közel hozzánk. Ilyenek lehetnek az íróeszközök, a tűzőgép, a gyakran használt iratok, esetleg az üres papír. Legyen mindennek tárolója. Például egy asztali ceruzatartó nagyon jó szolgálatot tehet, de vigyázzunk, úgy helyezzük el, hogy ne zavarjon minket a munkában, mégis a kezünk ügyében legyen, amikor szükségünk van rá. A tűzőgépet és társait is érdemes valamilyen tárolóba tenni, hiszen, ha mindennek megvan a helye, könnyebb lesz eligazodni az íróasztalon. Ha sokat jegyzetelünk szakirodalomból, akkor érdemes egy könyvtartót is tartanunk, amely lefeszíti az aktuálisan használt oldalakat, így könnyebben jegyzetelhetünk. Ha a munkánk nagy részét laptopon vagy gépen végezzük, akkor érdemes minél komfortosabbá tenni a munkaállomásunkat. A kábelek rendszerezése sokat javíthat komfortérzetünkön, de a vezetéknélküli eszközök használata a legjobb döntés akkor, ha rengeteg számítógépes periféria szolgálja a mindennapi munkánkat. USB-elosztók, kábelrendezők, vezetéknélküli egér és billentyűzet, ezek mind-mind segíthetnek uralni a káoszt.

Külön állandó helyet tarthatunk az aktuálisan használt könyveknek. Ez tanulók: gyerekek vagy hallgatók esetében nagyon hatékonyan működhet.

Rendszerezzünk!

A legfontosabb, hogy az íróasztalunk, a munkakörnyezetünk akkor lehet hosszútávon hatékony és kényelmes, ha állandóan rendet tartunk, és átlátható, hogy minek hol van a helye. Ehhez pedig egy állandó rendszert kell kidolgoznunk, melyhez aztán állandó jelleggel tartjuk magunkat. A rendszerezés persze szintén legyen testhezálló, igazodjon a napi rutinunkhoz, a szokásunkhoz.

Az egyik legsarkalatosabb pont ilyenkor az iratok tárolása. Hiszen mindannyian ismerjük, milyen érzés, amikor ellepnek az iratok, és már azt sem tudjuk, mit hol találunk. Az iratok rendszerezésére például egy polcot is használhatunk az íróasztal környékén, vagy éppen két könyvtámasz közé is betehetjük a rendszerezett iratokat. Erre persze irattartó papucsot, az iratok lefűzésére alkalmas gyűrűskönyvet is használhatunk. A rendszerezés mikéntjét nekünk kell kidolgozni. A különböző prioritású iratokat eltérő tárolókban tarthatjuk, pont, mint a leveleket az emailfiókunkban. De azt is megtehetjük, hogy különböző színű jelölőkkel látjuk el őket, esetleg kombinálva a témát és a prioritást. A már feldolgozott iratoknak is külön helyet kell biztosítanunk, lehetőleg tematikusan elkülönítve, hogy visszakereshetőek legyenek. Azonban ezeket már nem érdemes az íróasztal környékén tárolnunk.

A különböző színű és mintájú irattartó papucsok és mappák az íróasztal hangulatára, megjelenésére is kihatnak.

Vertikális és horizontális térkihasználás

A rendszerezést és az átláthatóságot segíti, ha nem pakoljuk tele az asztalunkat, hanem igyekszünk trükkösen kihasználni a rendelkezésünkre álló helyet. Érdemes körbe polcozni a munkaállomást. Persze általában akkor van lehetőségünk ilyen mértékben testre szabni a munkakörnyezetünket, ha otthonról dolgozunk.

Ha megtehetjük, hogy teljes mértékben mi döntünk az íróasztal körüli bútorokról, akkor érdemes sok nyitott polccal operálni. Így könnyebben elérhetőek a tárolt írószerek, irodai eszközök, és persze átláthatóvá válik az egész terület. Nagyon hasznos tud lenne az időbeosztást és a fontos feladatok átlátását jelző falitábla, üzenőfal. Ide felírhatjuk magunknak az időbeosztásunkat, jelezhetjük a fontos feladatokat, és egyfajta tervezőként is használhatjuk. Ezért kifejezetten hasznos lehet egy írható tábla erre a célra. Persze van, akinek a hagyományos falinaptár, vagy asztali naptár vált be. A lényeg, hogy egy pontra össze legyenek gyűjtve a teendőink, melyeket egy pillantás alatt átláthatunk. Itt is használhatunk különböző színkódokat, jelzéseket önmagunk számára. Hiszen az a lényeg, hogy minél gyorsabban átlássuk, mi vár ránk, gyorsan tudjunk adott esetben ezzel kapcsolatban döntést hozni.

Legyen minden átlátható

Mind a vertikális térkihasználás, nyitott polcokkal, mind a különböző rendszereződobozok és irattartó papucsok, sőt, még a zónák kialakítása is egy célt szolgál: hogy gyorsan és hatékonyan, másodpercek alatt átlássuk az íróasztalunkat. Ne kelljen egy-egy eszközt sokáig keresgélnünk, minden, ami fontos, a kezünk ügyében legyen. Így tudjuk elkerülni a káoszt, és uralni a mindennapjainkat. A megfelelő és átgondolt rendszerezéssel, az átláthatósággal, az állandósággal érhetjük el, hogy jól szervezett munkakörülményeink legyenek. Gondoljunk bele, van, amit nem befolyásolhatunk, de a szervezettség rajtunk múlik. Így pedig uralni tudjuk a mindennapokat, a határidős feladatok és a rohanás kaotikus világát felülírhatjuk, ha strukturált kialakítással és tudatossággal küzdünk ellene. Éppen ezért érdemes egy általunk kialakított állandó rendszer szerint tárolni, rendezni, használni a tárgyainkat. Fontosság és más téma szerinti jelzéseket használni, melyek egy pillantással dekódolhatóak. Az íróasztal szervezettsége nagyon sok felesleges stresszt és munkát vehet le a vállunkról.