A határidőnapló helyes használata

Sokan vezetünk határidőnaplót. De vajon maximálisan ki is használjuk a benne rejlő lehetőségeket?

Életünk szervezése ugyanis nem könnyű feladat, hiszen mindennapjaink sokszor a zsonglőrködésről szólnak. Pedig jó szervezéssel és némi tudatossággal könnyen túllendülhetünk a nehézségeken, könnyedén átláthatjuk dolgainkat, anélkül, hogy belegabalyodnánk a sok tennivalóba, hogy végül kimerülten dőljünk ki esténként. Hiszen a határidőnapló segít összeegyeztetni a munkát és a magánéletet, az otthoni ügyeink kusza szálait és a munkahely világának feladatait.

De mit tegyünk, hogy ez valóban sikerüljön?

Tegyük átláthatóvá a határidőnaplónkat

Ha a határidőnapló átláthatóvá válik, akkor könnyebben tudjuk szervezni feladatainkat. Ahhoz, hogy akár egy pillantással lássuk egész hetünk lenyomatát, fontos minél jobban kiemelni egy-egy feladatot. Mi kell ehhez? Kódoljunk!

A határidőnaplók átláthatóságának kulcsa a kódolás. Jelezzük különböző színnel vagy egy jelzéssel, ábrával az iskolai, munkahelyi és az otthoni feladatokat. Emellett prioritás szerint is kódoljunk. Lehet színkódot használni a priorizáció során, a feladat sürgőssége szerint. A legfontosabb és legsürgősebb tennivalók legyenek minél feltűnőbb színűek. A rendszeres, tehát ismétlődő tevékenységek is külön jelzést kaphatnak. Úgy is dönthetünk, hogy a családi, iskolai és az iskolán kívüli feladatokat két külön színcsoporttal jelöljük, és ezen belül különböztetjük meg a feladat fontosságát.

A kódolás azért is jó, mert egy-egy újabb program szervezése közben elég csak ránézni az adott oldalra, és láthatjuk, hogy mennyire sűrű vagy épp szerencsés esetben laza időszak vár ránk, látjuk, hol vannak azok a rések, ahová még néhány fontosabb feladat is elfér.

A kikapcsolódást, barátokkal szervezett lazítós programokat, kellemes családi kirándulásokat, mozit, és más kellemes programokat is jegyezzünk fel határidőnaplónkba, még esetleg azokat a programokat is, melyeket nem magától értetődő bejegyezni. Mert egyrészt ezekkel is tisztába kell lennünk, akkor is, ha néhány ilyen program időben sem tűnik relevánsnak a többi feladathoz viszonyítva. Másrészt azért, hogy ezeket a programokat - egy külön színnel, kóddal ellátva- feljegyezve elérjük, hogy a határidőnapló ne csak nyomasztó tennivalók tömkelege legyen. Mikor rápillantunk tennivalóinkra, a kellemes dolgok emlékeztessenek a pihenésre is, űzzék el a stresszt és a feszültséget.

Egy külön to do list, azaz tennivaló lista

Az időben nem sürgős tennivalóknak tartsunk fenn egy külön oldalt. Például egy táblázatban, ahol külön tüntessük fel a feladat mögött, hogy mennyi idő elintézni. Esetleg minden hónaphoz tartsunk fenn egy to do listát, és amikor felszabadul egy kis időnk, például lemondanak egy találkozót, akkor intézzünk el egy ilyen nem priorizált tennivalót. Így folyamatosan fogyhatnak nyomasztó tennivalóink, és ezzel a to do listával elkerülhetjük, hogy egy nem nyomasztóan sürgős tennivaló vörös kódot kapjon. Hiszen így is keletkezik elég, nem igaz?

A bejegyzéseink

A bejegyzéseink rögzítése során sem árt egy kis fókusz és egy kis következetesség. Akkor spóroljuk meg a legtöbb felesleges stresszt, ha előrelátóak vagyunk.

Például triviálisnak tűnhet, de kulcsfontosságú lehet feledékeny, vagy épp nagyon elfoglalt embereknél, hogy amint egyeztettünk egy programot, feladatot, azonnal írjuk be a határidőnaplónkba, az első adandó alkalommal. A legjobb persze, ha nálunk van, hiszen így a leghatékonyabb az egyeztetés.

Az egyes bejegyzések mellé, ha praktikusan gondolkodunk, hasznos, ha azonnal felírjuk a többi érintett nevét, elérhetőségeit. Lehet az munkával kapcsolatos dolog, fodrász, bármilyen esetben jól jön, ha minden kéznél van az adott üggyel kapcsolatban, egy helyen.

Érdemes a bejegyzések mellé a helyszínt is rögzítenünk, ha az nem magától értetődő. Illetve magunknak egy kis figyelmeztetést, hogy fel kell-e készülnünk arra az adott tevékenységre valahogy? Utána olvasni valaminek, leegyeztetni valamit, esetleg térképen megnézni a helyszínt, annak koordinátáit, útvonalát.

A határidőnapló életünk mobil menedzsere lehet, aki segít könnyedén eligazodni a mindennapi feladatok kisebb, vagy épp nagyobb útvesztőiben. Ha megfelelő tudatossággal használjuk, átgondolt jelzésekből kialakítunk egy hatékony struktúrát, akkor elérjük, hogy mindennapjaink ne kaotikus feladathalmazból álljanak.

A valóság hű tükreként fogja visszaadni életünket ez a kis könyvecske, bár hogy egy-egy címke mögött milyen érzések, megoldott problémák, vidám pillanatok állnak, azt csak mi tudhatjuk majd.